Digitale Personalakte

Die Digitale Personalakte ist eine leistungsfähige Software-Lösung für die Personalverwaltung und die Steuerung des Personaleinsatzes in Unternehmen, Verbänden und Organisationen.

Alle für den Personalbereich relevanten Dokumente von der Bewerberakte bis hin zu Verträgen mit Leiharbeitsfirmen und externen Beratern werden erfasst, indexiert, zentral abgelegt und revisionssicher archiviert. Sämtliche Vorgänge werden mit modernster Technologie elektronisch abgebildet und sorgen für ein effizientes Personalmanagement.

Elektronische Personalakte optimiert Prozesse in der Personalabteilung

Digitale Personalakte ist webbasiert, plattformunabhängig und mit vielfältigen Dokumentenmanagement-Funktionalitäten ausgestattet. Die Software macht Schluss mit der Sucherei in unhandlichen Papierarchiven und unübersichtlichen Datenverzeichnissen.

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Alle für die Personalabteilung relevanten Dokumente von der Bewerberakte bis hin zu Verträgen mit Leiharbeitsfirmen und externen Beratern werden erfasst, indexiert, zentral abgelegt und revisionssicher archiviert. Kurzum: Sämtliche Vorgänge werden mit modernster Technologie elektronisch abgebildet und sorgen für ein effizientes Personalmanagement.

Elektronische Personalakte beschleunigt Prozesse in der Personalabteilung

Unsere Digitale Personalakte beschleunigt die Prozesse in der Personalabteilung nicht nur, sondern sorgt auch dafür, dass die Sachbearbeiter zuverlässig Zugriff auf alle wichtigen Informationen haben – und zwar völlig unabhängig von den Formaten, in denen die Unterlagen vorhanden sind. Egal ob Word, Excel, oder PDF – Digitale Personalakte macht alle Dokumente in einer einzigen Anwendung zugänglich. Papierdokumente wie beispielsweise Krankmeldungen werden zuvor gescannt und digitalisiert. Das Öffnen mehrerer Anwendungen und Wechseln zwischen den Fenstern ist überflüssig. Die einheitliche Verschlagwortung, Volltextrecherche und Querverweise über alle Belegarten des Personalstamms (PE, Schulungen, Zertifikate usw.) setzen die Informationen in einen Zusammenhang und ermöglichen den Sachbearbeitern und Führungskräften einen sofortigen Überblick, etwa über fehlende Belege oder zur Vorbereitung von Mitarbeiter-Gesprächen.

Zentrale Verwaltung für die Personalakte

Digitale Personalakte bietet aber noch mehr als eine zentrale Verwaltung für die Personalakte: Die Software bildet auch verschiedene Workflows innerhalb des Personalmanagements ab. Das beginnt bei der Terminvorlage und -kontrolle bei wichtigen Personalentscheidungen bis hin zur Ablage arbeitsrechtlicher Hinweise. Dazu gehören Abmahnungen, die zeitgesteuert wieder entfernt werden müssen, Zwischenzeugnisse, Arbeitserlaubnisse und Arbeitsvorschriften. Die Bearbeitung von Bewerbungs-, Einstellungs- und Freistellungverfahren lässt sich so ebenso wie die von Urlaubsanträgen oder die Nutzung von firmeneigenen Fahrzeugen und Kommunikationsmitteln durch die Mitarbeiter elektronisch standardisieren. Mehr noch: Auch die Lohnbuchhaltung lässt sich an die Digitale Personalakte anbinden. Abrechnungsrelevante Daten wie Lohnabrechnungen, LST-B, SV-Meldungen und Krankmeldungen stehen damit ebenfalls zur Verfügung. Für das Personalmanagement ergibt sich daraus eine sofortige Transparenz über alle Vereinbarungen und Zusagen sowie über deren Auswirkungen.

Flexibilität im Personalmanagement

Flexibilität ist auch für Personalmanager heute ein wesentlicher Bestandteil ihrer Tätigkeit. Darum heben wir die digitale Personalakte von vornherein mit einem Webclient ausgestattet, der Zugriff auf die Datenbasis über das Internet ermöglicht. Damit können Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen von Personalabteilungen auch von Unterwegs oder im Home Office die Unterlagen einsehen und bearbeiten. Die Workflow-Funktionalität bildet dabei typische Entscheidungs- und Verwaltungsprozesse ab, wie etwa bei Vertragsänderungen, Genehmigungsläufen oder die Versendung von Dokumenten an definierte Verteiler. So sind alle Informationen stets auf dem neuesten Stand.

Digitale Personalakte: Die Vorteile auf einen Blick

  • optimale Strukturierung der verschiedenen Informationsquellen
  • rechtskonforme Organisation
  • flexible Abbildung der Personalprozesse
  • verbesserter, effizienter Informationsfluss
  • umfangreiche Dokumenten-Management-Funktionen wie Scannen, Indexieren, Weiterleiten, Wiedervorlage, Archivierung
  • zentrale Ablage aller für einen Vorgang relevanter Dokumente
  • schneller Zugriff durch nachhaltige Struktur für Ablage und Recherche
  • webbasiert für schnellen Zugriff von unterwegs
  • revisionssichere Archivierung