Digitales Bewerbermanagement

Personalakten werden digital, so eine deutliche Tendenz im HR-Bereich. Fast die Hälfte aller Bewerbungen geht heute bei den Unternehmen in digitaler Form ein. Reibungslose Prozesse, die die Datensicherheit garantieren, sind gefragter denn je.

Der Fachkräftemangel in vielen Branchen stellt besondere Ansprüche an das Bewerbermanagement: Es müssen Recruiting-Maßnahmen ausgearbeitet werden, die sich mit den verschiedenen Prozessen im Personalbereich verknüpfen lassen und so eine qualifizierte Bearbeitung und zielführende Kommunikation mit potenziellen Bewerbern gewährleisten.

Digitales Bewerbermanagement ist schnell und ökonomisch

Durch das Digitale Bewerbermanagement werden Daten schnell und somit ökonomisch klassifiziert und für die Bearbeitung durch die Fachabteilung bereitgestellt. Ein internes Punktesystem gleicht die Daten der Bewerbung mit der Ausschreibung ab und sorgt für zusätzliche Übersicht. Alternativ kann eine Anbindung an E-Recruiting-Systeme diese Aufgabe übernehmen.

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Das Digitale Bewerbermanagement unseres Partners PLAN:D gibt Ihnen einen umfassenden Überblick über alle Bearbeitungsvorgänge bei Stellenausschreibungen und Bewerbungen. Die am Auswahlverfahren beteiligten Personen sind auf einem Informationsstand und haben – je nach Berechtigung – Zugriff auf die Dokumente, die zu den jeweiligen Bewerbern vorliegen. Die zeitintensiven Abläufe bei Stellenausschreibungen werden minimiert, der manuelle Aufwand wird deutlich reduziert. Somit können Sie sich voll und ganz auf den richtigen Bewerber konzentrieren und die Zeit bis zum Einstellungstermin verkürzen.

Gut strukturierte Bewerberdatenbank

Digitales Bewerbermanagement ermöglicht es, eine gut strukturierte Bewerberdatenbank abzubilden. Gerade mit Blick auf einen drohenden Facharbeitermangel bietet ein aktueller Bewerberpool einen strategischen Vorteil bei künftigen Einstellungen. In das Digitale Bewerbermanagement können Sie strukturierte und unstrukturierte Dokumente integrieren. Im Laufe des Einstellungsprozesses ist es möglich, beliebige Inhalte und Dokumente hinzuzufügen. Typische Dokumente sind Bewerbungen, Arbeitsverträge, Zeugnisse oder Testergebnisse. Alle Bearbeitungsvorgänge innerhalb der Anwendung werden über Protokolle nachvollzogen. Durch die schnelle Volltextsuche besteht die Möglichkeit, nach verschlagworteten Dokumenten oder nach einzelnen Feldern, z.B. nach einem Bewerber oder einer Qualifikation zu suchen.

Alle Bearbeitungsschritte werden abgebildet

Alle Stufen einer Bewerbung – von der Sichtung über den Einstellungstest bis hin zum Vorstellungsgespräch – werden komplett in der Anwendung abgebildet und sind jederzeit einsehbar. Automatisierte Statusmeldungen über den Eingang der Bewerbung bis hin zu nötigen Absagen generiert die Anwendung automatisch. Initiativbewerbungen werden praktischerweise mehreren offenen Stellen zugeordnet, eine Auswahl erfolgt dann in den Fachabteilungen. Die Workflow-Funktionalitäten innerhalb der Anwendung bilden typische Entscheidungs- und Verwaltungsprozesse ab. Über Versendelisten erzielen Sie zum Beispiel eine schnelle interne Abstimmung.

Standalone-Lösung oder als logische Ergänzung für die Digitale Personalakte

Besonders effizient ist hierbei die direkte Übernahme der Daten eines eingestellten Bewerbers. Aus der „Bewerbermappe“ wird dann eine Personalakte. Die nach der Einstellung nötigen Schritte werden automatisch angestoßen. Der Zugriff auf die digitale Bewerbermappe bzw. den Bewerbungsprozess erfolgt zeitgemäß über Web-Technologie. So können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus der Personalabteilung oder Führungskräfte auch von unterwegs oder im Home Office die Unterlagen einsehen und bearbeiten.

Stellenausschreibungen per Mausklick

Mit der Bewerbermanagement-Lösung der PLAN:D verwalten Sie nicht nur Ihre Bewerberdaten, sondern organisieren auch Ihre kompletten Stellenausschreibungen. Nach Ihren Vorgaben werden die nötigen Qualifikationen per Mausklick individuell definiert und ein optimales Bewerberprofil erstellt. Die eingehenden Bewerbungen werden dann automatisch mit dem Profil abgeglichen und Sie erhalten sehr schnell einen Überblick über potenziell passende Kandidaten. Darüber hinaus werden alle relevanten Informationen Ihrer offenen Stellen übersichtlich angezeigt: Stellenbezeichnung, Gültigkeitszeitraum, die Anzahl der Schaltungen, der Preis pro Schaltung und die gesamten Media-Kosten. Neue Ausschreibungen generiert das System auf Knopfdruck. Über Schnittstellen zu den gängigsten Anwendungen im Personalbereich ist die Einbindung des Digitalen Bewerbermanagements in die vorhandene IT-Infrastruktur problemlos möglich.

Perfekte Kombination mit dem Modul Personalbedarfsplanung

Das Modul Personalbedarfsplanung steuert komplexe Recruitingprozesse und wird damit den neuen Anforderungen an ein modernes Bewerbermanagement gerecht. Es kann wahlweise mit unseren Lösungen Digitales Bewerbermanagement oder Digitale Personalakte eingesetzt werden. Mit dem Modul lassen sich viele Themenbereiche innerhalb von Bewerbungsprozessen zielführend bearbeiten. Das reicht von der Personalbedarfsplanung bis hin zur Bewerberauswertung. Auch personalrelevante Prozesse wie Lohn- und Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung oder Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen können integriert werden.