Digitales Fuhrparkmanagement

Aktenplan Fahrzeugakte ist ein universelles Werkzeug für das effiziente elektronische Fuhrparkmanagement im Speditions- und Logistikbereich. Die Software ermöglicht die Verwaltung und Steuerung des Einsatzes von Fahrzeugen aller Art, sämtliche Vorgänge rund um ein Fahrzeug während seines Bestands im Fuhrpark werden lückenlos abgebildet – unabhängig von den Formaten, in denen die Unterlagen vorhanden sind.

Darüber hinaus bildet die Software auch verschiedene typische Prozesse ab, zum Beispiel die Terminvorlage und Fristenkontrolle, Steuer- und Versicherungsangelegenheiten, Rechnungsprüfung sowie Ordnungswidrigkeiten. Dazu gehören Zertifizierungen, TÜV-Abnahmen, Abgasuntersuchungen, regelmäßige Wartung und Inspektionen, das Management von Tank- und Telefonkarten für die Fahrer und schließlich die Abwicklung von Schadensfällen und Bußgeldern, die mit Aktenplan Fahrzeugakte elektronisch standardisiert werden können. Für höchste Flexibilität im Fahrzeugmarkt ist Aktenplan Fahrzeugakte natürlich mit einer Webfunktionalität ausgestattet.

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Die elektronische Fahrzeugakte für die Fuhrparkverwaltung

Unübersichtliche Zettelkisten und Regale voller klobiger Ordner haben ausgedient. Alle für das Fuhrparkmanagement wichtigen Dokumente vom Kauf- oder Leasingvertrag über Instandhaltungs- und Reparaturbescheinigungen, Steuerbescheide, Versicherungspolicen, TÜV-Berichte und Inspektionsintervalle bis hin zu den technischen Daten des Fahrzeugs und Informationen über den jeweiligen Fahrer werden elektronisch erfasst, verschlagwortet, zentral gespeichert und bei Bedarf revisionssicher archiviert. Aktenplan Fahrzeugakte bildet sämtliche Vorgänge rund um ein Fahrzeug während seines Bestands im Fuhrpark lückenlos ab. Noch nie war Fuhrparkmanagement einfacher und sicherer!

Modernes Fuhrparkmanagement mit PLAN:D Aktenplan Fahrzeugakte

Der PLAN:D Aktenplan Fahrzeugakte sorgt dafür, dass Fuhrparkmanager und Disponenten schnell und treffsicher Zugriff auf alle relevanten Informationen über jedes Fahrzeug haben, und zwar völlig unabhängig von den Formaten, in denen die Unterlagen vorhanden sind. Egal ob Word, Excel, oder PDF – Aktenplan Fahrzeugakte macht in Form der bewährten PLAN:D-Mappenstruktur alle ein Fahrzeug betreffenden Dokumente in einer einzigen Anwendung zugänglich. Papierdokumente wie beispielsweise Werkstattrechnungen und Schriftverkehr werden zuvor gescannt und digitalisiert. Das Öffnen mehrerer Anwendungen und Wechseln zwischen den Fenstern ist überflüssig. Die einheitliche Indexierung, Volltextrecherche und Querverweise setzen die verschiedenen Informationen in einen Zusammenhang und ermöglichen dem Fuhrparkmanager einen sofortigen Überblick über Bauart, Abmaße, Ausstattung und Nutzlast, sowie Status und Verfügbarkeit jedes Fahrzeugs.

PLAN:D Aktenplan Fahrzeugakte bietet eine zentrale Verwaltung für den Fuhrpark

PLAN:D Aktenplan Fahrzeugakte bietet aber noch mehr als eine zentrale Verwaltung für den Fuhrpark: Die Software bildet auch verschiedene typische Prozesse ab, zum Beispiel die Terminvorlage und Fristenkontrolle, Steuer- und Versicherungsangelegenheiten, Rechnungsprüfung sowie Ordnungswidrigkeiten. Dazu gehören Zertifizierungen, TÜV-Abnahmen, Abgasuntersuchungen, regelmäßige Wartung und Inspektionen, das Management von Tank- und Telefonkarten für die Fahrer und schließlich die Abwicklung von Schadensfällen und Bußgeldern, die mit Aktenplan Fahrzeugakte elektronisch standardisiert werden können.

Fahrzeugverwaltung mit Aktenplan Fahrzeugakte

Über entsprechende Schnittstellen lässt sich an den Aktenplan Fahrzeugakte auch an die jeweilige Speditionssoftware sowie ggf. vorhandene Fuhrpark- und Werkstattprogramme von Herstellern und Dienstleistern anbinden. Eine Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung übergibt abrechnungsrelevante Daten wie Werkstattrechnungen sofort zur weiteren Bearbeitung. Für das Fuhrparkmanagement ergibt sich daraus eine vollständige Transparenz über den Fahrzeugbestand und seine Einsatzmöglichkeiten bis hin zum Ersatz unrentabler oder überalterter Fahrzeuge.

Digitale Fahrzeugakte bietet ein Höchstmaß an Mobilität

Ohne ein Höchstmaß an Mobilität ist das Transport- und Logistikgewerbe schlicht undenkbar. Dabei spielt die räumliche und zeitliche Verfügbarkeit von Fahrzeugen eine zentrale Rolle. Sie werden daher meist an verteilten und häufig wechselnden Standorten bereitgehalten. Darum hat PLAN:D den Aktenplan Fahrzeugakte mit einer Webfunktionalität ausgestattet. Die Informationen aus den unterschiedlichen Standorten werden zentral gespeichert. Über den Webbrowser hat der Fuhrparkmanager sicheren Zugriff auf die Datenbasis und alle Funktionen. Der Webclient unterstützt die typischen Entscheidungs- und Verwaltungsprozesse sowie die Versendung von Benachrichtigungen an definierte Verteiler.

Aktenplan Fahrzeugakte: Die Vorteile auf einen Blick

  • optimale Strukturierung der verschiedenen Informationsquellen
  • rechtskonforme Organisation
  • Überwachung von Fristen, Zertifikaten, Zahlungen, Wartung und Genehmigungen
  • Kontierung, Rechnungsprüfung und Weiterleitung an FiBu
  • umfangreiche Dokumentenmanagement-Funktionen wie Scannen, Indexieren, Weiterleiten, Wiedervorlage, Archivierung
  • zentrale Ablage aller relevanten Dokumente beim Fuhrparkleiter
  • schneller Zugriff durch nachhaltige Struktur für Ablage und Recherche
  • webbasiert für schnellen Zugriff von unterwegs
  • revisionssichere Archivierung