Automatisch Eingangsrechnungen erfassen

PLAN:D REB ist eine Lösung zur automatischen Erfassung und Kontrolle von Eingangsrechnungen für kleine und mittlere Unternehmen. Es ermöglich die Erfassung und Digitalisierung der Eingangsrechnungen, mit denen dann das elektronische Rechnungseingangsbuch befüllt wird.

Anwender haben so bereits morgens nach dem Öffnen der Post eine sofortige Liquiditätsübersicht. Einen Großteil der Rechnungen erreichen die Unternehmen noch immer in Form von Papier. Fakturen müssen aber häufig von mehreren Personen im Haus auf ihre Richtigkeit geprüft werden. Dabei den Überblick zu behalten, wird spätestens dann, wenn die beteiligten Personen verteilt an unterschiedlichen Standorten sitzen und die Unterlagen womöglich noch mit der Post verschickt werden müssen, zu einer echten Herausforderung.



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Elektronisches Rechnungseingangsbuch

Auf der Basis von Docutec Xtract Account Payable hat PLAN:D deshalb die Lösung REB entwickelt. PLAN:D REB ist ein elektronisches Rechnungseingangsbuch und kann als Modul für jede Rechnungswesen-Software eingesetzt werden, die ein von außen befüllbares Rechnungseingangsbuch hat. Es unterstützt Anwender bei der Rechnungsverfolgung innerhalb des Unternehmens und ermöglicht die allgemeine Optimierung des Rechnungsdurchlaufes.

Die technische Voraussetzung dafür ist ein Scanner mit VRS und eine SQL Datenbank. Nach dem Öffnen der Eingangspost werden die Eingangsrechnungen/ – gutschriften mit dem Scanner erfasst, von der Software klassifiziert, aber nicht gebucht – unabhängig davon, ob eine vollständige Kontierung und/oder Kostenrechnungsinformationen vorliegt.

Terminverwaltung schafft Transparenz

Belegdaten so können vom Benutzer flexibel geändert, ergänzt und auch wieder gelöscht werden, bevor ein Beleg tatsächlich gebucht wird. Das Rechnungseingangsbuch bietet Unternehmen eine Komplettübersicht aller Rechnungen, die sich im Prüfungsprozess befinden. Zur Kontrolle stehen verschiedene Berichte, Einstell- und Selektionsmöglichkeiten innerhalb der Finanzbuchhaltung und eine entsprechende Terminverwaltung zur Verfügung. DieTerminverwaltung schafft gleichzeitig Transparenz, denn sie zeigt auf, wie gut die Abläufe in einem Unternehmen funktionieren und macht Schwachstellen sichtbar. Anwender erhalten auf diese Weise einen besseren Überblick über die Liquidität und können Skontierungspotentiale besser nutzen.

Revisionssichere Archivierung

PLAN:D REB lässt sich wahlweise um nützliche Funktionen erweitern. So ist je nach vorhandenem Rechnungswesen-System eine revisionssichere Archivierung der Eingangsrechnungen möglich. Eine optionale Hotkey-Funktion erlaubt den direkten Zugriff aus dem Rechnungseingangsbuch auf digitalisierte Rechnungen.

Ihr Nutzen:

  • Verbesserte Arbeitsprozesse
  • Effizienten Informationsfluss
  • automatischen Erfassung und Kontrolle von Eingangsrechnungen
  • sofortige Liquiditätsübersicht
  • Optimierung des Rechnungsdurchlaufes
  • Transparenz durch Terminverwaltung
  • Komplettübersicht aller Rechnungen, die sich im Prüfungsprozess befinden
  • Revisionssichere Archivierung der Eingangsrechnungen

Technische Merkmale:

  • Lieferantenprüfung
  • Kreditorenabgleich
  • Zahlungszielfinder
  • Adressatsprüfung nach §14 Umsatzsteuergesetz
  • Skonto 1 / Skonto 2