Rechtliche Aspekte zur digitalen Personalakte

Hier gehen wir auf rechtlich relevante Fragen rund um das Thema digitale  Personalakte ein. Der Autor des Textes, Dr. Georg F. Schröder, ist Rechtsanwalt und Partner der Heussen Rechtsanwaltsgesellschaft mbH in München.

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Müssen Personalakten zentral an einer Stelle aufbewahrt werden oder können diese dezentral nach Belegarten vorgehalten werden?

Grundsätzlich kann die Akte auch an unterschiedlichen Stellen aufbewahrt werden, wenn dies aus organisatorischen Gründen im Betrieb nötig ist. In der Stammakte muss dann aber auf den abweichenden Standort verwiesen werden.

Da dem Arbeitnehmer jedoch  nach § 81 Abs. 1 des Betriebsverfassungsgesetzes ein Einsichtsrecht in die Akte zusteht und der Arbeitgeber diese Einsicht auch ermöglichen muss, empfiehlt es sich, eine zentrale Akte zu führen. So kann der Arbeitnehmer alles auf einen Blick einsehen.

Neben der Hauptakte kann auch eine sogenannte „Beiakte“ geführt werden. In ihr können besonders sensible Unterlagen wie Gerichtsurteile aufbewahrt werden. In der Praxis könnten diese Dokumente in einem verschlossenen Umschlag aufbewahrt werden. So kann erreicht werden, dass sensible Bereiche bei der laufenden Sachbearbeitung nicht eingesehen werden.

Einfacher gestaltet sich das ganze bei einer digitalisierten Personalakte – hier kommt es auf den genauen Standort gerade nicht mehr an, da sie von mehreren Computern zugänglich gemacht werden kann. Der Vorteil ist, dass so von jedem Teil des Betriebs Erweiterungen vorgenommen werden können, die Akte selbst aber sozusagen immer zentral zugänglich bleibt. So lassen sich Betriebsabläufe optimieren und ein Hin- und Herschicken der einzelnen Unterlagen in Papierform – was natürlich Zeit und Geld kostet – bleibt überflüssig.

Welche Dokumente sollen in einer digitalen Personalakte geführt werden?

Eine Personalakte stellt die Sammlung aller Aufzeichnungen und Urkunden dar, die mit dem Arbeitsverhältnis in einem inneren Zusammenhang stehen. Das Bundesarbeitsgericht führt dazu aus, dass eine Personalakte „spiegelbildlich ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über den Werdegang des Arbeitnehmers“ wiedergeben soll. (BAG vom 07.09.1988 DB 1989, 284).

Dabei ist es so, dass zur Personalakte gesetzlich sehr wenig geregelt ist. Außer in Bereichen des Beamtenrechts ist ihre Führung keine Pflicht. Deswegen gibt es auch keine Regelungen dazu, was in eine Personalakte aufgenommen werden soll. Der Arbeitgeber hat hier einen Beurteilungsspielraum. Ganz frei in seiner Entscheidung ist er aber nicht, denn die Personalakte soll kein „Sammelalbum“ werden.

Bei der Entscheidung, ob ein Dokument in die Personalakte aufgenommen werden soll oder nicht, gilt der datenschutzrechtliche Grundsatz der Erforderlichkeit nach § 32 des Bundesdatenschutzgesetzes. Es dürfen nur Daten des Arbeitnehmers aufgenommen werden, die mit dem Arbeitsverhältnis in Zusammenhang stehen. 
Dazu gehören zunächst natürlich die persönlichen Daten des jeweiligen Arbeitnehmers, die in Datenbanken des Unternehmens angelegt wurden. Man spricht hier auch vom sogenannten Personalstammsatz.
Grob kann man hinsichtlich der sonstigen Daten nach dem Zeitpunkt ihrer Erhebung unterscheiden. In der Praxis werden zum Beispiel aufgenommen:
Vor Beginn des Arbeitsverhältnisses:

  • Bewerbungsunterlagen
  • Lebenslauf
  • Zeugnisse
  • Personalfragebögen
  • Eignungstests
  • Ärztliche Beurteilungen (§94Betr.VG)

Während des Arbeitsverhältnisses:

  • Arbeitsvertrag sowie dessen Anlagen / Lohn & Gehaltsänderungen
  • Mitarbeiterbewertungen / Personalentwicklungsprotokolle, Abmahnungen
  • Zertifikate / interne und externe Zeugnisse
  • Schriftverkehr interner
  • Schriftverkehr mit „externen“ die das Arbeitsverhältnis betreffe (Sozialversicherungen)
  • Krankheits- und Urlaubszeiten

Was beispielsweise nicht in der Personalakte aufgenommen werden dürfen sind Informationen über den Arbeitnehmer, die zu seiner Privatsphäre gehören.

Auch eine Frage für sich sind Informationen über Krankheiten:  
Grundsätzlich dürfen Krankheitszeiten in die Personalakte aufgenommen werden. Damit sind jedoch nur die reinen Zeiten gemeint. Was der Arbeitgeber nur zur Kenntnis nehmen, jedoch nicht vermerken darf, sind die Krankheitsgründe – also woran der Arbeitnehmer genau erkrankt ist.

Die Gründe einer Krankheit sind reine Privatsache des Arbeitnehmers. Die Fehlzeiten hingegen sind auch für den Arbeitgeber relevant, mit ihnen kann zusammenhängen, wie viel Lohn ausgezahlt wird. Auch für krankheitsbedingte Kündigungen können diese Daten von Interesse sein, weshalb der Arbeitgeber auch insofern ein berechtigtes Interesse an der Speicherung hat.  

„Hat vom 07.01.2013 bis zum 11.01.2013 krankheitsbedingt gefehlt“ ist also in Ordnung. „Hat vom 07.01.2013 bis zum 11.01.2013 mal wieder mit Erkältung flachgelegen“ darf so nicht in die Akte aufgenommen werden.

Müssen Unterlagen chronologisch aufbewahrt werden, und dürfen Unterlagen vom früheren Arbeitgeber, die wir angefordert haben in die Akte eingebracht werden?

Grundsätzlich ist der Zeitpunkt der Entstehung der Unterlagen nicht relevant. Es kommt allein auf den Inhalt der Unterlagen an, wenn es um die Frage geht, ob sie in die Akte aufgenommen werden dürfen.

Bei Form und Sortierung hat der Arbeitgeber freie Hand – wie in fast allen Fällen rund um die Personalakte ist auch hier gesetzlich nichts geregelt. Ob  der Arbeitgeber die Akte in Papierform oder als digitale Akte führen möchte, bleibt ihm selbst überlassen, wobei die digitale Form der Akte mehr und mehr im Kommen ist. Vorteil der digitalen Akte ist insbesondere ihre Übersichtlichkeit und ständige Verfügbarkeit. Sie ist leichter abänderbar und anpassbar als die herkömmliche Papierakte. Das gilt auch im Hinblick auf den Datenschutz – während es in einer Papierakte schwierig ist, die verschiedenen in ihr enthaltenen Informationen nur für die Leute sichtbar zu machen, die sie auch lesen sollen, gestaltet sich das mit der digitalen Personalakte einfacher.

Welchen Zeitraum nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses müssen Personalakten aufbewahrt werden?

Hier gibt es keine generelle Aufbewahrungspflicht für die Personalakte an sich. Man muss zwischen den einzelnen Inhalten, also den enthaltenen Unterlagen, unterscheiden. Deshalb kann auch keine pauschale Aussage getroffen werden.

Aufbewahrungsfristen befinden sich insbesondere in gesetzlichen Vorschriften wie zum Beispiel dem Tarif- oder dem Handelsrecht. Sie können sich aber auch aus verschiedenen Belangen ergeben, so zum Beispiel aus betrieblichen oder steuerrechtlichen Belangen, aus gesundheitsrechtlicher Sicht oder aus sozialrechtlichen Vorgaben.

Als Beispiel sollen hier einmal die in der Akte gespeicherten Krankheitszeiten eines Mitarbeiters genannt werden. Nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz können Krankheitsdaten 12 Monate lang ab Beginn der Krankheit die Grundlage für die Berechnung von Entgeltfortzahlungen sein. Danach jedoch nicht mehr und sie können grundsätzlich auch gelöscht werden.

Krankheitsdaten können aber auch im Fall einer geplanten krankheitsbedingte Kündigung für den Arbeitgeber interessant sein. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn der Arbeitnehmer vermehrt mehr als sechs Wochen am Stück krank war. Nach der Rechtsprechung im Arbeitsrecht dürfen für eine solche Kündigung Daten aus den letzten vier Jahren herangezogen werden. Hier dürfen die Daten sogar nur für vier Jahre gespeichert werden und müssen dann gelöscht werden.  

Es muss also je nach Fall und Art der Daten oder der Ziele des Arbeitgebers genau differenziert werden, wann Daten gelöscht werden dürfen oder vielleicht sogar müssen.

Darf ein Mitarbeiter nach seinem Ausscheiden noch Einsichtnahme in seine Personalakte einfordern?

Grundsätzlich steht jedem Mitarbeiter ein Einsichtsrecht in seine Personalakte zu. Dies ergibt sich aus § 83 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG). Dieses Recht besteht jederzeit während des Arbeitsverhältnisses und es bedarf insofern auch keines besonderen Grundes. Auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses besteht das Einsichtsrecht fort.

Im Unterschied zum „aktuellen“ Arbeitnehmer musste der Ex-Arbeitnehmer in der Vergangenheit jedoch ein konkretes berechtigtes Interesse an der Einsichtnahme darlegen. Dies war dann gegebenenfalls auch von ihm zu beweisen.

Mit einer Entscheidung vom 16. November 2010 (9 AZR 573/09) hat das Bundesarbeitsgericht dies jedoch geändert. Es hat den Ex-Arbeitnehmer insofern mit dem noch beschäftigten Arbeitnehmer gleichgestellt. Auch wenn das Arbeitsverhältnis schon beendet wurde, bestehe das vorvertragliche Einsichtsrecht noch fort, es wandele sich lediglich in ein nachvertragliches Einsichtsrecht um. Ein konkretes berechtigtes Interesse muss nach Ansicht des Gerichts nicht mehr dargelegt werden. Begründet wird dies damit, dass dem Arbeitnehmer auch nach Ende des Arbeitsverhältnis noch Rechte auf Beseitigung oder Änderung unrichtiger Daten in der Personalakte zustehen. Diese Rechte kann der Arbeitnehmer aber nur ausüben, wenn er überhaupt weiß, was in der Personalakte steht. Die Kenntnis der Informationen in der Personalakte wiederum darf dem Arbeitnehmer also nicht entzogen werden, indem weitere Voraussetzungen wie ein besonderes Interesse gefordert werden. Denn sonst würde dem Arbeitnehmer sein Änderungs- oder Löschungsrecht durch die Hintertür wieder genommen.  

Auf einen Nenner gebracht macht es keinen Unterschied mehr, zu welchem Zeitpunkt der Arbeitnehmer von seinem Einsichtsrecht Gebrauch machen will.

Darf ein abgelehnter Bewerber Einsichtnahme in seine „Bewerberakte“ verlangen?

§ 83 BetrVG, in dem das Einsichtsrecht geregelt ist, gesteht ein Einsichtsrecht grundsätzlich nur dem „Arbeitnehmer“ zu. Grundsätzlich ist das Einsichtsrecht aber auch hinsichtlich eines abgelehnten Bewerbers anerkannt.

Zwar tritt der abgelehnte Bewerber gerade nicht in eine vertragliche Beziehung mit dem Arbeitgeber ein. Gleichwohl kann er aber großes Interesse am Einblick in seine „Bewerberakte“ haben. Nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) kann einem Bewerber nach § 15 ein Entschädigungsanspruch zustehen, wenn ein Verstoß gegen das sogenannte Benachteiligungsverbot vorliegt. Dieses wird in §§ 1 und 7 AGG geregelt. Demnach dürfen Beschäftigte und auch Bewerber (§ 6 AGG) aus Gründen von Rasse, ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität nicht gegenüber anderen benachteiligt werden. Sollte dies doch der Fall sein, steht den Benachteiligten ein Entschädigungsanspruch zu.

Hat nun ein Bewerber den Verdacht zum Beispiel aufgrund seines fortgeschrittenen Alters oder aufgrund seines Geschlechts im Bewerbungsprozess übergangen worden zu sein, dann hat er ein berechtigtes Interesse daran, einen Blick in seine Bewerberakte und auf die dort aufbewahrten Bewerbungsunterlagen zu werfen. Sie können ihm Anhaltspunkte für einen später zu führenden Prozess bieten. Was hiermit jedoch nicht zu verwechseln ist, ist das Recht, in andere Personalakten Einsicht zu nehmen. Das Einsichtsrecht des abgelehnten Bewerbers steht ihm in Bezug auf seine eigene Bewerberakte zu – jedoch nicht in Hinblick auf die Akte eines bevorzugten Bewerbers. Dies könnte für den abgelehnten Bewerber zwar auch interessant sein. Das Landesarbeitsgericht Hamburg hat in einem Fall jedoch eine allgemeine, aus besonderen Rechtsgründen abgeleitete Pflicht zur Auskunftserteilung abgelehnt (Urteil vom 09.11.2007 Az: H 3 Sa 102/0). Das AGG trage der schwierigen Beweissituation des Bewerbers schon dadurch Rechnung, dass es das Darlegen von bloßen Indizien, die eine Benachteiligung nahelegen, genügen lässt. Normal wäre, dass der Arbeitnehmer die volle Beweislast für das Vorliegen einer Benachteiligung trüge. Das AGG lässt jedoch schon bloße Indizien genügen und schiebt dann die Beweislast für das Fehlen von Benachteiligungen zum Arbeitgeber – was eine große Erleichterung für den Arbeitnehmer darstellt. Da es diese Erleichterung jedoch gibt, steht dem Arbeitnehmer nach Ansicht des Hamburger Gerichts nicht noch zusätzlich ein Einsichtsanspruch in fremde Bewerberakten zu.

Fazit: Auch der abgelehnte Bewerber hat ein Einsichtsrecht in seine eigene Bewerberakte, jedoch nicht in die eines anderen Bewerbers.

Ist eine angelegte Bewerberakte bereits eine „Personalakte“ und unterliegt damit den gleichen gesetzl. Anforderungen wie eine digitale Personalakte?

Als Personalakte ist jede Sammlung von Urkunden und Vorgängen durch den Arbeitgeber zu bezeichnen, die sich auf die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers beziehen und einen Zusammenhang zum Arbeitsverhältnis aufweisen. Das Stichwort ist hier „Arbeitnehmer“ – ein solcher ist der Bewerber gerade (noch) nicht. Bei einer erfolgreichen Bewerbung kann ein Arbeitsverhältnis entstehen und die bisherige Bewerberakte den Ausgangspunkt für die Personalakte bilden. Ist die Bewerbung jedoch nicht erfolgreich, wird der Bewerber nicht zum Arbeitnehmer. Damit stellt die Bewerberakte dann auch keine Personalakte dar. Es gelten daher auch nicht die gleichen gesetzlichen Anforderungen wie für die Personalakte. 

Trotzdem kann auch dem abgelehnten Bewerber ein Einsichtsrecht in seine Bewerberakte zustehen, vergleichbar mit dem Einsichtsrecht in die Personalakte. Es empfiehlt sich auch, Bewerbungsunterlagen und die dazugehörige Akte nicht sofort nach Abschluss des Bewerbungsprozesses zu vernichten. Denn das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz enthält auch  für den Bewerber einen Entschädigungsanspruch, falls dieser bei der Auswahl aus bestimmten Gründen diskriminiert wurde. Daher empfiehlt es sich, die Unterlagen noch etwas aufzubehalten, um für etwaige Prozesse gewappnet zu sein. Gemäß § 15 Abs. 4 AGG muss der Bewerber den Entschädigungsanspruch binnen einer Frist von zwei Monaten beginnend mit Zugang des Ablehnungsschreibens schriftlich geltend machen. Für diese Zeit sollte die Bewerberakte also noch aufbewahrt werden.

Dürfen bestimmte Teile der Personalakte direkt durch Vorgesetzte eingesehen werden?

Wenn ja: Müssen diese Einsichtnahme, z.B. des fachlichen Vorgesetzten protokolliert werden?
Den Zugriff auf die Personalakte regeln § 9 BDSG und dessen Anhang. Diese Vorschriften regeln den Bereich der Datensicherheit, der bei Personalakten aufgrund der sensiblen Daten natürlich eine besonders große Rolle spielt. Schlagwörter sind in diesem Zusammenhang die Zugangs-, Zutritts, Zugriffs- und Eingabekontrolle: Unbefugte dürfen nicht an die Datenverarbeitungsanlagen gelangen, mit denen Personalakten genutzt und bearbeitet werden (Zutrittskontrolle). Sie dürfen diese natürlich erst Recht nicht nutzen (Zugangskontolle). Es muss sichergestellt werden, dass auch Berechtigte ausschließlich auf die für sie gedachten Teile der Personalakte zugreifen können – und nicht auf andere Bereiche. Zusätzlich muss sichergestellt werden, dass Inhalte der Personalakte nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können (Zugriffskontrolle).

Nachträglich muss außerdem nachvollziehbar sein, ob und von wem Daten in der Personalakte verarbeitet, eingegeben, verändert oder entfernt wurden (Eingabekontrolle).  

Nur so ist der umfassende Schutz der Datensicherheit gewährleistet.

Welche Personen wiederum auf eine Personalakte zugreifen darf, richtet sich nach § 32 BDSG. Dieser regelt die sogenannte „datenschutzrechtliche Zweckbindung“. Das heißt, es dürfen nur solche Personen auf die Akte zugreifen, die dies auch im Rahmen ihrer Tätigkeit müssen. Diese Personen dürfen dann aber auch nur auf die für sie im Einzelfall relevanten Teile der Personalakte zugreifen. Dazu zählen in der Regel nur die Geschäftsführung, die Personalabteilung und der unmittelbare Vorgesetzte wie zum Beispiel der Abteilungsleiter im Rahmen einer Personalentscheidung. Ein unmittelbarer Vorgesetzter hat daher ein Einsichtsrecht in die für ihn relevanten Teile der Personalakte.

Für Konzerne ist insoweit noch wichtig zu wissen, dass es kein Konzernprivileg im Bereich des Datenschutzes gibt. Mehrere Unternehmen im Konzern gelten als selbständig. Für das Zugriffsrecht bedeutet dies, dass mit Geschäftsführung, Personalabteilung und unmittelbare Vorgesetztem immer nur Personen in einem Unternehmen gemeint sind. Also dem, in dem der Arbeitnehmer beschäftigt ist. Nicht zugriffsberechtigt sind Personen in anderen Unternehmen des Konzerns. Eine Ausnahme wird nur gemacht, wenn das Arbeitsverhältnis selbst einen Konzernbezug aufweist, was aber in den wenigsten Fällen der Fall ist.  

Bezogen auf die Eingangsfrage haben Vorgesetzte ein Zugriffsrecht allerdings nur, wenn sie der direkte Vorgesetzte sind und nur in Teile der Akte, die sie für ihre Tätigkeit gerade brauchen.

Wie schon erläutert wurde, müssen Eingaben, Änderungen, Verarbeitungen und Entfernung von Daten im Zusammenhang mit der Personalakte im Rahmen der Eingabekontrolle protokolliert werden. Nimmt ein direkter Vorgesetzter eine dieser Handlungen vor, muss dies daher auch protokolliert werden. Bei einer bloßen Einsichtnahme ist dies an sich nicht der Fall, weshalb hier an sich keine Protokollierungspflicht greift. Dies gilt allerdings denklogisch nur für digitale Akten, bei welchen Software automatisch jede Art des Zugriffs registriert und bewertet. 

Bei herkömmlichen Papierakten ist dies gerade nicht der Fall. Hier könnte ein direkter Vorgesetzter die Akte auch verändern, ohne dass dies sofort registriert würde. Da gerade unbefugte Veränderungen so oft erst nachträglich erkannt würden, sollte der Zugriff hier protokolliert werden.

Gelten beim digitalen Zugriff auf eine digitale Personalakte die gleichen Vorgaben wie bei der Papierakte?

Ob ein Arbeitgeber sich entschließt, eine traditionelle Papierakte zu führen oder eine modernere digitale Personalakte, liegt ganz bei ihm. Der Gesetzgeber hat hierzu nichts geregelt und unterscheidet auch nicht zwischen den beiden Arten.  

Wichtig ist nur, dass die Akte jeweils vor den Zugriffen unbefugter Dritter geschützt wird und der Zugriff nur einem begrenzten Personenkreis möglich ist. Bei der herkömmlichen Papierakte kann dies durch Wegschließen in separate Räume oder in Schränke beziehungsweise Tresore geschehen. Nur zuständige Personen dürfen dann einen Schlüssel haben. Bei der digitalen Akte kann der gleiche Effekt durch verschiedene technische Vorrichtungen und besondere Software geschehen. So kann zum Beispiel ein Passwortschutz eingerichtet werden. Dabei kann vielfältig auf gesetzliche Anforderungen eingegangen werden. So ist es zum Beispiel einfacher, nur bestimmte Bereiche einer Akte sichtbar zu machen und den Arbeitnehmer so bestmöglich zu schützen. Dies gestaltet sich bei Papierakten schwieriger. 

Rein rechtlich gesehen gelten für die Papierakte und die digitale Personalakte jedoch die gleichen Anforderungen.

Muss der Arbeitgeber der Führung der digitalen Personalakte ausdrücklich zustimmen?

Der Arbeitgeber darf selbst entscheiden, welche Art von Akte er führen möchte. Er kann sich für die herkömmliche Papierform entscheiden oder für die modernere digitale Form. Da der Arbeitgeber die Entscheidung trifft, muss der Arbeitgeber der Führung einer digitalen Akte auch zustimmen.

Welche Form er wählt liegt dabei ganz bei ihm, die Entscheidung kann von vielen Faktoren wie den Kosten, den persönlichen Vorlieben, der Art des Unternehmens und ähnlichem abhängen. Beide Arten der Aktenführung haben ihre Vor- und Nachteile.  

Für die traditionelle Akte in Papierform spricht ihre Einfachheit, zu ihrer Führung sind keinerlei Computerkenntnisse erforderlich. Für viele Menschen ist das längere Lesen von Texten an Bildschirmen immer noch ungewohnt und sie schätzen es, „etwas in der Hand“ zu haben.

Doch auch für die elektronische Akte spricht einiges: Gerade bei Unternehmen mit vielen Arbeitnehmern würde die Aufbewahrung von Papierakten sehr viel Platz kosten und schnell unübersichtlich werden. Die Digitalisierung von Akten bietet eine Lösung für beide dieser Probleme. Mehr als einen Computer, auf dem die Akten gespeichert sind, braucht es nicht – was eine enorme Platzersparnis darstellt. Durch Suchfunktionen können die so angelegten Aktenverzeichnisse schnell und erfolgreich durchsucht werden, was wiederum Zeit einspart. Es werden zudem Papier- und Druckkosten eingespart, da viele Dokumente schon am Computer selbst erstellt und erst gar nicht mehr ausgedruckt werden müssen. Die Führung einer elektronischen Personalakte schützt auch vor Verlust – papierne Akten werden wesentlich schneller verloren oder verlegt.  

Egal für welche Aktenform sich der Arbeitgeber letztendlich entscheidet, eines bleibt immer gleich: Das Einsichtsrecht des Arbeitnehmers besteht natürlich unabhängig von der Form der Akte.

Sind Akten die zum Beispiel durch den Werkschutz angelegt werden Bestandteil einer Personalakte und müssen diese in die digitale Personalakte eingebracht werden?

Eine Personalakte wird definiert als Sammlung von Urkunden und Vorgängen durch den Arbeitgeber, die sich auf die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers beziehen und einen Zusammenhang zum Arbeitsverhältnis aufweisen. Dies trifft natürlich auch auf Dokumente zu, die der Werksschutz angelegt hat und natürlich erst recht, wenn dies schon ganze Akten sind. Auch sie haben mit dem einzelnen Arbeitsverhältnis zu tun, es besteht damit der nötige Zusammenhang. Daher müssen diese in die digitale Personalakte eingebracht werden.

Müssen Belegarten nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters gelöscht werden? Muss diese Löschung protokolliert werden? Wie lange sind die Protokolle der Löschung aufzubewahren?

Der Grundsatz der Datenvermeidbarkeit und Datensparsamkeit, geregelt in § 3a BDSG, gilt auch für die digitale Personalakte. 

Dieser besagt, dass so wenig personenbezogene Daten wie möglich erhoben, verarbeitet und genutzt werden sollen. Also müssen personenbezogene Daten grundsätzlich sofort gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden. 
 
Dies ist beim Ausscheiden eines Mitarbeiters auf den ersten Blick sofort der Fall, da der Mitarbeiter dann nicht mehr im Unternehmen beschäftigt ist. 
 
Allerdings gibt es noch weitere Gesichtspunkte, die ein längeres Aufbewahren der Daten vorschreiben oder sinnvoll erscheinen lassen: 

Geht das Ausscheiden des Mitarbeiters nicht friedlich über die Bühne und ist abzusehen, dass es zum Rechtsstreit kommen kann, sollten die dafür erforderlichen Dokumente so lange aufbewahrt werden bis etwaige gesetzliche Klagefristen abgelaufen sind. Nur so ist eine effektive Verteidigung im Rechtsstreit möglich. 

Handelt es sich bei den Personalunterlagen um Buchungsbelege können diese für eine Besteuerung relevant sein. Sie sollten erst nach 6 Jahren gelöscht werden.

Eine Aufbewahrungsfrist gibt es auch im Hinblick auf die gesetzliche Unfallversicherung: Nach § 165 Abs. 4 SGB VII müssen Unterlagen, die für die Beitragsberechnung wichtig sind, 5 Jahre aufbehalten werden. Eine Aufbewahrungsfrist von 2 Jahren gilt für Akten nach dem Arbeitszeitgesetz, dem Jugendarbeitsschutzgesetz und dem Mutterschutzgesetz. 

Es kann also nicht von der Löschung „der Personalakte“ als Gesamtes gesprochen werden. Es muss immer unterschieden werden, welche personenbezogenen Daten genau gespeichert wurden und in welchem Kontext sie wichtig werden könnten und eventuell sogar aufzubewahren sind. 

Ist das nicht der Fall, können und müssen die Daten aus Datenschutzgründen gelöscht werden.  

Eine Pflicht zur protokollieren, dass eine digitale Personalakte gelöscht wurde, besteht nicht. Insofern finden sich keine gesetzlichen Regelungen. Bei laufendem Arbeitsverhältnis hingegen besteht ein Bedürfnis der Protokollierung von Löschungen, die hinsichtlich der digitalen Personalakte vorgenommen werden. Hier muss sichergestellt werden, dass keine Daten unbefugt verändert oder ganz entfernt werden. Dieses Bedürfnis besteht aber nicht mehr nach Beendung des Arbeitsverhältnisses, wenn alle oder ein Großteil der Daten entfernt werden. Wurde die Löschung protokolliert, richtet sich die Dauer der Aufbewahrung wieder nach den Grundsätzen der Datensparsamkeit und Datenvermeidbarkeit. Sobald das Löschungsprotokoll nicht mehr benötigt wird und keinen Zweck mehr verfolgt, muss auch es selbst gelöscht werden.

Dürfen Teile der Personalakte digital geführt werden und andere Teile in der herkömmlichen Papierform? Muss ich meine bisherigen Papierakten im Zuge der Einführung einer digitalen Personalakte digitalisieren?

Der Arbeitgeber hat einen großen Spielraum, wenn es darum geht, wie er seine Personalakten führen möchte. Gesetzlich ist insofern nichts geregelt. Er kann sich dafür entscheiden, herkömmliche Papierakten zu führen, er kann diese aber auch digitalisieren oder sich für beides entscheiden. 

Wurden nicht alle Papierdokumente digitalisiert, muss in beiden Aktenteilen jeweils auf den anderen Teil verwiesen werden. Nur so kann gewährleistet werden, dass der Arbeitnehmer im Rahmen seines Einsichtsrechts auch nachvollziehen kann, was wo aufbewahrt und in welcher Form gespeichert wird. Solange diese Verweisung da ist, müssen auch bisherige Papierakten nicht digitalisiert werden, die Akte kann einfach digital weitergeführt werden. Aus Übersichtlichkeitsgründen und auch um dem Arbeitnehmer sein Einsichtsrecht zu erleichtern empfiehlt sich jedoch eine vollständige Digitalisierung. 

Wichtig ist aus rechtlicher Sicht, dass bei beiden Aufbewahrungsarten die datenschutzrechtlichen Vorschriften hinsichtlich der enthaltenen personenbezogenen Daten eingehalten werden. So müssen beide Arten zum Beispiel so gesichert werden, dass nur befugte Personen auf sie Zugriff haben dürfen.  

Sind die datenschutzrechtlichen Vorschriften aber jeweils eingehalten, können Akten sowohl in Papier- als auch in digitaler Form geführt werden.

Darf ich die Akten nach der Digitalisierung vernichten?

Grundsätzlich dürfen die Papierdokumente vernichtet werden, sobald sie digitalisiert sind. Das bildet ja gerade einen der großen Vorteile der Personalakte: Man spart Platz und Ressourcen, weil nicht jedes Dokument in Papierform vorhanden sein muss.  

Bezüglich mancher Dokumente empfiehlt es sich aber trotzdem, sie weiterhin aufzubewahren. Dies ist immer dann der Fall, wenn es sich um Originaldokumente mit Unterschrift wie zum Beispiel den Arbeitsvertrag handelt. Das Vorliegen des Originals kann vor allem in Gerichtsprozessen von Vorteil sein. Gleichzeitig ist man durch die Digitalisierung aber abgesichert, wenn das Original doch einmal Abhanden gekommen sein sollte. 

Hinsichtlich anderer Dokumente ist eine Vernichtung unproblematisch möglich. Doch auch hier gibt es einiges zu beachten. Da zumeist personenbezogene Daten in den Akten enthalten sein werden, reicht es nicht aus, sie einfach in einen Papiercontainer zu werfen. Auch hier muss sichergestellt werden, dass keine Unbefugten Zugriff erlangen können. 
 
Praktisch kann dies durch Shreddern sichergestellt werden. Dazu wird ein Aktenvernichter benötigt. Beim Kauf des Geräts muss darauf geachtet werden, dass das Papier in sehr kleine Partikel geschnitten wird. Nur, wenn das spätere Zusammensetzen der Dokumente ausgeschlossen ist, können vertrauliche Dokumente sicher zusammen mit anderen in die Papiertonne gepackt und entsorgt werden. 

Ein Mitarbeiter wechselt innerhalb des Unternehmens den Mandanten. Was muss ich beachten? Darf die bisherige Personalnummer und die bisherige Akte im Unternehmen beibehalten werden?

Sind Spesenabrechnungen und deren Freigabe in der digitalen Personalakte aufzubewahren? Sind Belege aus der Zeitwirtschaft Teile der digitalen Personalakte, z.B. Stundennachweise? Ist eine doppelte Ablage dieser Belege zulässig?

Gesetzlich ist nicht geregelt, wie genau eine Personalakte zu führen ist und welche Daten in sie aufgenommen werden können und dürfen. 
Dies bedeutet aber nicht, dass der Arbeitgeber alles, was er möchte in die Personalakte aufnehmen darf. Die Akte soll insbesondere nicht zu einer Art Sammelalbum werden. Insbesondere sind auch hier die Vorschriften des Datenschutzgesetzes zu beachten, allen voran der in § 32 BDSG geregelte Grundsatz der Erforderlichkeit.

Dieser besagt, dass Daten immer nur dann erhoben und gespeichert werden dürfen, wenn dies erforderlich ist. Bezogen auf die Personalakte ist eine Speicherung von Daten nur erforderlich, wenn sie in einem inneren Zusammenhang zum Arbeitsverhältnis stehen, also irgendwie damit zu tun haben. Gleichzeitig besagt der Grundsatz der Erforderlichkeit auch, dass Daten nur so lange gespeichert werden dürfen, wie dies erforderlich ist. Werden sie nicht mehr gebraucht, müssen sie auch gelöscht werden.

Spesenabrechnungen und Belege aus der Zeitwirtschaft weisen einen Bezug zum Arbeitsverhältnis auf. Deshalb dürfen sie auch grundsätzlich Bestandteil der Personalakte sein. Die Speicherung dieser Daten greift auch nicht in die Privatsphäre des Arbeitnehmers sein. Sollten die Daten aber nicht mehr gebraucht werden, weil zum Beispiel Abrechnungszeiträume beendet sind und auch keine Klagen mehr drohen können, müssen die Daten gelöscht werden.

Beide Belegarten sind auch Belege im Sinne der Buchhaltung und deshalb oft auch schon dort gespeichert. Es ist auch möglich, die Belege nur in der Buchhaltung aufzubewahren. Sollen sie gleichzeitig Bestandteil der Personalakte sein, kann in der Akte auf sie verlinkt werden. Die Belege können auch doppelt aufbewahrt werden, jedoch ist auch hier streng darauf zu achten, dass beide Belege jeweils gelöscht werden, wenn ihr Speicherungszweck entfällt.

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